Dosarul de personal al salariatului – documente obligatorii si aspecte legislative

0
6658

Conform legii, fiecare angajator are obligatia de a constitui dosare de personal pentru fiecare dintre angajatii sai, dosare care vor trebui pastrate in conditii de siguranta si prezentate organelor de control abilitate:

HG 500/2011  – Art. 8. – (1) Angajatorul are obligaţia de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariaţi, de a-l păstra în bune condiţii la sediu, precum şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Textul de lege precizeaza, in linii generale, documentatia obligatorie care  trebui sa existe intr-un astfel de dosar:

HG 500/2011–  Art. 8.  (2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puţin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru.

 Art. 8. (5) Registrul electronic şi dosarele personale ale fiecărui salariat se vor păstra în condiţii care să asigure securitatea datelor, precum şi păstrarea lor îndelungată şi corespunzătoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificările şi completările ulterioare. Angajatorul răspunde pentru asigurarea acestor condiţii, precum şi pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricărei alte persoane fizice sau juridice, prin încălcarea acestor obligaţii.

 Nerespectarea prevederii legale se pedepseste conform legii, respectiv:

HG 500/2011 –  Art. 9. – (1) Constituie contravenţii următoarele fapte săvârşite de angajatori, persoane fizice sau juridice:

b) refuzul de a pune la dispoziţie inspectorului de muncă registrul în format electronic, precum şi dosarul personal al salariaţilor.

(2) Contravenţiile prevăzute la alin. (1) se sancţionează după cum urmează:

b) cele prevăzute la lit. b)-c), cu amendă de la 5.000 lei la 8.000 lei;

Fara a neglija textul de lege redat alaturi, analiza din cadrul acestui material se doreste a fi un punct de vedere ce tine cont de partile implicate in procesul de angajare, respectiv angajator si angajat, precum si de avantajele constituirii unui dosar de personal complet (as zice eu pentru ambele parti mentionate).

O persoana juridica/fizica ce are calitatea de angajator are o multitudine de obligatii de respectat, obligatii ce deriva din textele de lege aplicabile. Nu este un secret pentru nimeni ca, in calitate de angajator, este dificil chiar numai sa cunosti toate aceste prevederi legale, iar respectarea lor devine o adevarata “piatra de incercare“. Fiecare obligatie legala care ii revine angajatorului are insa si o justificare, un rost, constituie o baza pentru ca acesta sa poata aplica, la randul sau prevederi legale ce ii sunt favorabile.

038_6666x5000_all-free-download.comExemplu: angajatorului ii revine obligatia sa intocmeasca, pe langa contract individual de munca,  regulament intern si fise de post, ca si documente de baza pentru instituirea disciplinei muncii. Daca aceste documente nu sunt intocmite, nu respecta prevederile legale minime si nu au fost comunicate salariatilor – pentru toti acesti pasi mentionati fiind absolut necesare anumite documente la dosarul de personal – atunci cum se poate astepta angajatorul respectiv ca salariatii sai sa respecte disciplina muncii si, mai ales, cum poate sanctiona o abatere disciplinara?

Pe de alta parte, auzim foarte des concluzia unor angajatori care au avut experienta nefericita de a pierde in Instanta un proces cu un angajat – “Instantele intotdeauna tin partea salariatilor“.

Perfect adevarat!

Spre deosebire de majoritatea raporturilor juridice care iau nastere din contracte, partile raportului de munca nu se afla pe pozitii de egalitate. In primul rand, cel care doreste sa se angajeze este tinut sa accepte, din ratiuni de existenta, conditiile contractuale impuse de angajator.  In al doilea rand, inegalitatea exista cu atat mai mult ulterior incheierii contractului de munca, alaturi de dependenta economica – privind salariul ca sursa de existenta – regasindu-se si dependenta juridica a salariatului fata de angajatorul sau – prin relatia de subordonare.

Luarea in discutie a pozitiei de autoritate a angajatorului fata de salariatii sai se afla la originea dreptului muncii si ii contureaza misiunea: protectia celui slab impotriva celui puternic, mai exact protectia salariatilor impotriva eventualelor excese de putere ale angajatorului.

In ceea ce il priveste pe angajat/cantidat la angajare  – cum se poate acesta astepta ca relatia de munca sa fie una corecta si legala, atunci cand angajatorul sau “ii face angajare  doar cu buletinul “, iar despre forma semnata a contractului de munca…..”vom discuta mai tarziu, cand au timp, ca acum avem de munca”?

Opinia mea, in calitate de prestator de servicii de Resurse Umane, este ca textele de lege contin prevederi care sprijina, atat angajatorul, cat si angajatul, in construirea unei relatii corecte, de lunga durata, de tipul win-win.

In acest scop, considerarea rolului pozitiv si constructiv al textelor din legislatia muncii si intelegerea necesitatii aplicarii acestei legislatii, reprezinta o abordare inteligenta si de succes in relatia angajat – angajator. In acest sens, rolul prestatorului de servicii de Resurse Umane este esential.

Redam in cele ce urmeaza o lista de documente necesare la dosarul de personal, in functie de momentul in care se afla relatia angajat – angajator:

1. documente necesare la momentul angajarii:

  • copie carte de identitate, copie certificat de nastere, certificat de casatorie (daca este cazul), copie diploma de studii care sa ateste incadrarea in postul liber pe care il detine Compania (in cazul soferilor permisul de conducere reprezinta documnet obligatoriu);
  • angajatorul mai poate solicita la angajare si, deci, atasa la dosarul de personal al salariatului: CV, cazier judiciar, cazier fiscal, alte diplome sau certificari care sunt necesare pentru desfasurarea activitatii in postul cerut (exemplu – certificat competete lingvistice in cazul in care derularea activitatii presupune utilizarea frecventa a unei limbi straine), recomandare de la fostul loc de munca, copie carnet de munca sau adeverinte de vechime de la fostul/fostii angajatori, copie nota de lichidare de la fostul angajator din care sa reiasa evidenta eventualelor debite;
  • adeverinta de la ultimul angajator cu veniturile salariale pe ultimile 6 luni (pentru stabilirea bazei de calcul in eventualitatea unui concediu medical in primele 6 luni de la angajare).
  • adeverinta de la medicul de familie;
  • avizul de medicina muncii;
  • declaratie la angajare  cu privire la casa de asigurari de sanatate, persoane in intretinere si coasigurati (inclusiv documentatia relevanta in cazul acestor persoane), functia de baza, etc;
  • declaratie cu privire la contul bancar i care urmeaza sa i se vireze salariul (in cazul in care angajatorul utilizeaza aceasta modalitate de plata a salariului);
  • repartitie de la AJOFM – daca este cazul;
  • informarea AJOFM cu privire la declararea si respectiv ocuparea locului d emunca vacant;
  • in cazul candidatilor pensionati pentru limita de varsta sau pe caz de boala – copie a deciziei de pensionare;
  • in cazul angajtilor persoane minore avand varsta de 15 ani – acordul parintilor sa a reprezentantilor legali, conform prevederilor legale:

Art. 13. – (1) Persoana fizică dobândeşte capacitate de muncă la împlinirea vârstei de 16 ani.

   (2) Persoana fizică poate încheia un contract de muncă în calitate de salariat şi la împlinirea vârstei de 15 ani, cu acordul părinţilor sau al reprezentanţilor legali, pentru activităţi potrivite cu dezvoltarea fizică, aptitudinile şi cunoştinţele sale, dacă astfel nu îi sunt periclitate sănătatea, dezvoltarea şi pregătirea profesională.

  • in cazul persoanelor cu handicap – certificatul de incadrare in grad de handicap emis de comisia de evaluare in drept, document in care se prevede si capacitatea de munca;

 2. documente emise pe parcursul derularii relatiilor de munca:

  • contractul individual de munca, forma minima prevazuta de lege, semnat de parti;
  • anexe si/sau clauze  la contractul individual de munca, semnate de parti;
  • fisa de post semnata de parti;
  • dovada luarii la cunostinta si a asumarii respectarii regulamentului intern al angajatorului;
  • acte aditionale de modificare a contractului individual de munca;
  • evaluarile periodice ale salariatului;
  • cereri de concediu de odihna sau concedii fara plata;
  • copii ale certificatelor medicale – acolo unde este cazul;
  • decizii de suspendare a contractului individua d emunca – acolo unde este cazul;
  • evidenta timpului de munca;
  • dovada platii salariului;
  • documente depuse de salariat in cazul modificarii elementelor/informatiilor comunicate la angajare;
  • eventuale sanctiuni disciplinare inregistrate de salariat;
  • documentatie referitoare la indeplinirea de catre angajator a prevederilor legale referitoare la sanatatea si securitatea in munca;
  • procese verbale de predare si reglementarea utilizarii bunurilor Companiei pentru derularea activitatii profesionale;
  • documentatie referitoare la formarea profesionala a salariatului – atunci cand aceasta este derulata cu sprijinul angajatorului;

 3. documente emise in cazul incetarii relatiilor de munca:

  • cererea de incetare a contractului de munca aprobata de angajator sau demisia depusa de salariati inregistrata sau alte documente care sa sustina decizia de incetare, conform legii;
  • decizia de incetare a contractului individual de munca;
  • nota de lichidare;
  • adeverinta de vechime;
  • adeverinta pentru stabilirea bazei de calcul pentru eventuale concedii medicale;
  • dovada achitarii drepturilor salariale cuvenite angajatului;
  • alte documente necesare in functie de prevederile legale aplicabile si de functia ocupata de sanariatul al carui contract individual de munca a incetat.

stacked_paper_sheets_203057Din punct de vedere al specialistului de resurse umane este important ca dosarele angajatilor sa fie complete si actualizate, in conformitate cu prevederile legale deoarece:

  • numai astfel relatiile de munca se pot derula intr-un climat de legalitate si incredere intre parti;
  • sunt esentiale pentru desfasurarea unei activitati performante si eficiente, cu respectarea disciplinei muncii;
  • angajatorul poate face dovada respectarii obligatiilor ce ii revin in cazul derularii unui control de catre inspectorii ITM;
  • angajatorul poate obtine rezultatele dorite in cazul unui audit de terta parte al activitatii de resurse umane (si nu numai) sau in cazul implementarii unor sisteme ISO;
  • forma completa a acestor doare ajuta in planificarea resurselor umane, la realizarea bazei de date cu profilul angajatilor, este utila pentru realizarea statisticilor in companie, ajuta la realizarea rapoartelor privind activitatea departamentului de HR.

NO COMMENTS